Assistant administratif interventions bâtimentaires- ORLÉANS (6507)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

La Direction des bâtiments, canaux et environnement a pour mission de proposer et mettre en œuvre la stratégie bâtimentaire et immobilière du département afin de disposer de biens adaptés et performants. Elle assure également la maintenance et l'exploitation technique des bâtiments existants.

Au sein de cette direction, le Service vie des bâtiments a pour mission la gestion technique de la propriété, des baux, de l'occupation, du gros entretien et de l'exploitation/maintenance des bâtiments.

L'assistant(e) assure le lancement et le suivi des actions nécessaires à la gestion quotidienne des sites au sein de l'Unité de Gestion des Demandes d'Intervention.

Rattaché au responsable de l'unité des demandes d'intervention, vous intégrez une équipe composée de 6 agents dont le poste à pourvoir

Missions / conditions d'exercice

Vous prenez en charge les missions suivantes :

-Assurer l’accueil téléphonique et la réception des sollicitations des établissements ou usagers.

-Enregistrer des informations, des devis, des rapports dans KIMOCE si nécessaire et assurer leur bonne traçabilité.

-Assurer le traitement administratif des demandes dans KIMOCE tout au long du cycle de vie (création, mise à jour, suivi, liquidation, clôture).

-Saisir les demandes de devis et les commandes dans les outils dédiés (e-achat, KIMOCE), envoyer les BC, informer les techniciens.

-Assurer le suivi des devis auprès des entreprises et effectuer les relances nécessaires.

-Participer au traitement des factures et à leur transmission vers les services concernés.

-Assurer la mise à jour des demandes jusqu’à leur clôture administrative et financière.

-Participer à des visites sur site en binôme avec le technicien afin de constater les situations, clôturer les demandes ou identifier des problématiques techniques.

-Contribuer à la bonne compréhension des situations terrain en apportant un appui administratif et de suivi lors des visites.

-Saisir et mettre à jour les tableaux de suivi multi-services et les outils de pilotage.

-Garantir la qualité, la cohérence et la traçabilité des informations administratives dans l’ensemble des outils de gestion.

-Assurer un rôle de relais administratif entre les techniciens, les entreprises, la DPRP et les établissements.

-Contribuer à la fluidité du traitement des demandes et à la continuité du service en binôme avec les techniciens.

Profils recherchés

Niveau d'études min. requis
BAC
Niveau d'expérience min. requis
de 2 à 5 ans
Profil / Expérience requise
Une expérience dans le domaine de la gestion administrative bâtimentaire est un avantage.
Formation : Bac Pro avec expérience ou BTS

L’emploi correspond au cadre d’emplois des Adjoints administratifs territoriaux et peut être pourvu par mobilité interne, mutation, détachement ou à défaut par voie contractuelle (contrat de 1 an renouvelable dans la limite de 6 ans avant proposition d'un contrat à durée indéterminée).