Assistant(e) Administratif(ve) - F/H - CDI - Orléans (45)

L’agence Centre-Bourgogne d’Ecosphère, basée à Orléans (45), recherche son assistant(e) d’agence. Au sein d’une équipe pluridisciplinaire et sous la responsabilité de la Directrice d’agence, il(elle) interviendra en véritable appui quotidien à l’équipe locale, et en relai fiable et efficace à la Directrice de l’agence, et aura notamment pour missions :

Appui à la direction de l’agence :

• Mise en place et suivi d’un outil de pilotage des tâches,
• Préparation et réalisation d’un point hebdomadaire avec la directrice d’agence,
• Planification, organisation et suivi des réunions d’équipe,
• Mise en place et suivi des plans d’actions.

Appui à la gestion de la vie d’agence :

• Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier,
• Gestion des équipements : suivi du consommable, suivi et entretien du matériel et des véhicules en lien avec les référents matériel et sécurité, veille sur l’état des locaux,
• Gestion des contrats et prestataires de service liés à l’agence,
• Appui local à l’organisation des événements et gestion de la logistique des déplacements pour l’équipe,
• Gestion de l’archivage numérique et papier.

Appui administratif :

• Suivi administratif des dossiers client, incluant la préparation et le suivi de la facturation,
• Clôtures locales administratives des dossiers (certificats de capacité, enquêtes de satisfaction client),
• Suivi administratif de la sous-traitance,
• Suivi administratif des notes de frais de l’équipe,
• Mise en œuvre et animation locale des procédures administratives nationales.

Appui commercial :

• Appui à la veille commerciale locale,
• Préparation et montage administratif des offres,
• Dépôt des réponses aux appels d’offres,
• Mise à jour et suivi des devis sur interface CRM.

Appui à la gestion des ressources humaines :

• Participation au suivi des candidatures et organisation logistique des entretiens,
• Participation à l’onboarding et offboarding des collaborateurs,
• Suivi de l’affichage obligatoire.

Appui technique :

• Relectures orthographiques,
• Mise en forme, reprographie et archivage des rapports,
• Gestion locale de la photothèque et de la documentation.

D’autres missions pourront venir s’ajouter, en fonction des compétences et de la motivation (soutien éventuel sur certaines tâches au niveau national).