Chargé accueil et administration (h/f)

À propos de nous Le Service d'Aide à Domicile (SAD) est un acteur engagé dans l'accompagnement des personnes âgées, des personnes en situation de handicap et des familles ayant besoin de soutien au quotidien. Sa mission principale est de favoriser le maintien à domicile, préserver l'autonomie et renforcer la qualité de vie des bénéficiaires, tout en apportant un appui concret aux aidants. Mission, vision et valeurs Le SAD place la personne accompagnée au centre de son action, en privilégiant une approche humaine, respectueuse et personnalisée. La vision de l'organisme est de développer un service d'aide à domicile accessible, fiable et de haute qualité, capable de s'adapter aux besoins évolutifs des publics accompagnés. Les valeurs essentielles sont le respect de la dignité, l'écoute, la bienveillance, la confidentialité, la solidarité et le professionnalisme. Réputation, réalisations et positionnement Reconnu sur son territoire pour la qualité de ses interventions à domicile, le SAD s'appuie sur des équipes expérimentées et régulièrement formées aux bonnes pratiques du secteur médico-social. L'organisme a su construire des partenariats solides avec les acteurs locaux (services de santé, collectivités, associations), ce qui assure une prise en charge cohérente et coordonnée des bénéficiaires. Sa réputation repose sur la fiabilité des services, la réactivité face aux demandes et la proximité avec les usagers. Environnement de travail et culture d'agence L'assistant d'agence évolue dans un cadre professionnel structuré, au sein d'une équipe administrative et de terrain soudée, où la coopération et le partage d'informations sont essentiels. La culture de l'agence valorise la responsabilisation, la transparence et l'échange régulier avec les intervenants à domicile. Le climat de travail favorise l'entraide, une communication ouverte et un fort sens du service public ou de l'intérêt général, selon le statut de la structure. L'organisme propose des conditions de travail stables, un encadrement disponible et un accompagnement dans la prise de poste, avec des outils et procédures clairement définis pour la gestion des plannings, des dossiers Mission L'assistant d'agence assure le bon fonctionnement quotidien de l'agence en prenant en charge les tâches administratives, l'accueil et le suivi opérationnel des dossiers. Le rôle vise à fluidifier l'activité de l'équipe, à garantir une expérience professionnelle pour les clients et partenaires, et à soutenir la direction de l'agence dans l'atteinte de ses objectifs commerciaux et de qualité de service. Au quotidien, l'assistant d'agence gère l'accueil physique et téléphonique, renseigne les clients, oriente les demandes et assure la transmission efficace des informations aux interlocuteurs concernés. La mission comprend la création, la mise à jour et le suivi des dossiers clients, la rédaction et l'envoi de documents (courriers, contrats, devis, confirmations, comptes rendus), ainsi que la gestion courante des agendas, des rendez-vous et des réunions de l'équipe. Dans le cadre du fonctionnement général de l'agence, l'assistant d'agence veille à la bonne tenue des espaces de travail, à la disponibilité des fournitures et supports, et à l'application des règles internes (qualité, confidentialité, conformité réglementaire). En étroite collaboration avec la direction et l'équipe, le rôle participe à l'amélioration continue des process, à l'optimisation de la satisfaction client et à la performance globale de l'agence en garantissant une organisation fiable, réactive et structurée. Profil Vos qualités relationnelles et d'organisation serviront votre réussite professionnelle. DomusVi a mis les Ressources Humaines au cœur de son projet d'entreprise et accompagne tous ses salariés, quels que soient leur âge, formation ou secteur d'activité initiaux pour leur permettre de faire évoluer leurs compétences. Le candidat idéal est un assistant d'agence disposant d'une expérience confirmée dans le secteur de l'aide à la personne, capable de conjuguer sens du service, rigueur administrative et qualités relationnelles.

• Expérience significative dans l'accompagnement de personnes âgées, dépendantes, en situation de handicap ou en difficulté sociale.
• Maîtrise des tâches administratives d'agence : gestion de dossiers, mise à jour de bases de données, traitement des appels et courriels, planification des interventions.
• Capacité à coordonner les prestations entre bénéficiaires, intervenants à domicile et partenaires externes.
• Bonne connaissance des règles de confidentialité, de la déontologie et des protocoles liés à l'aide à la personne.
• Aisance dans l'utilisation des outils informatiques et logiciels de gestion (agenda, planning, CRM, bureautique).
• Expérience préalable au sein d'une agence de services à la personne, association, structure médico-sociale ou entreprise de services à domicile.
• Pratique avérée de la gestion des demandes des bénéficiaires, de l'organisation des plannings et du suivi des interventions.
• Capacité démontrée à gérer les imprévus (remplacements, urgences, ajustements de planning) dans le respect des contraintes des bénéficiaires et des intervenants.
• Participation à l'amélioration de la qualité de service et à la satisfaction des bénéficiaires par une écoute active et un suivi régulier.
• Empathie, bienveillance et réel sens de l'écoute envers les bénéficiaires et leurs familles.
• Excellente communication orale et écrite, avec une capacité à expliquer clairement les services et à rassurer les interlocuteurs.
• Sens de l'organisation, rigueur et fiabilité dans le traitement des dossiers