Secrétaire pédagogique F/H

Description de l'offre

Mission

Au sein de Polytech d’Orléans présent sur le campus d’Orléans, votre mission consiste à veiller à l'application des actes de gestion administrative et gérer les affaires courantes du Master in Automotive Engineering for Sustainable Mobility(AESM), master cohabilité avec l'Institut Supérieur de l’Automobile et des Transports (ISAT= de Nevers.

Activités principales

Apporter une assistance pédagogique au responsable :

• assurer le lien avec l'IDF pour les cours de français,


• suivre les dossiers des nseignants vacataires,


• faire le lien avec l'ISAT de Nevers pour la coordination des cours et le suivi du dossier pédagogique de l'élève.


• Assembler la carte pédagogique (fiches modules) et la transmettre à la direction des études pour établir les emplois du temps,


• collecter et préparer les fiches de séquençages,


• suivre les emplois du temps, vérifier les services d'enseignement, collecter les notes et organiser le jury en lien avec le service scolarité.


• Organiser et participer aux différents déplacements dans le cadre du Master.


• Aider les étudiants à rédiger leur demande de stage, lettre de motivation.


• Preparer l'arrivée des futurs étudiants.

Accompagner les étudiants étrangers dans leurs démarches administratives (demande de bourses, visa, logement, CAF, sécurité sociale etc).

• Assurer leur accueil, leur installation, leur diffuser les informations de la vie courantes, leur apporter une aide dans leur quotidien. Aider les étudiants à rédiger leur demande de stage, lettre de motivation.


• Envoyer et vérifier le lien Move On pour les pré-inscriptions.

Gestion financière :

• Gérer le compte budgétaire des formations en lien avec le service financier.


• Réserver les hébergements et les transports.

Répondre aux demandes des candidats ,

• Préparer l'examen des dossiers de candidature,


• Participer aux commissions de recrutement en lien avec l'ISAT de Nevers,


• Envoyer les lettres d'offres, d'admission, ou de non acceptation aux candidats,


• Monter et valider les dossiers d'inscription avec le service de scolarité.

Assurer la communication :

• Validation et traduction des vidéos, et coordination avec le CREAM,


• Mettre à jour les pages internet, plaquette AESM.


• Préparer la remise des diplômes.


• Suivi les anciens via les réseaux sociaux.

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

• Connaissance de la structure de travail et de l'environnement professionnel


• Connaissance de la réglementation en vigueur pour l'accueil d'étudiants étrangers


• Maîtrise de la langue anglaise


• Mettre au point des méthodologies et des outils de gestion


• Sens du service public


• Maitriser l'environnement bureautique


• Travailler en lien avec différentes structures;


• Expliquer et aiguiller les étudiants étrangers dans leurs démarches administratives.

Compétences et qualités requises

• Capacité d'écoute; Réactivité


• Sens de l'initiative;


• Sens de l'organisation;


• Autonomie / Confiance en soi;


• Polyvalence.

L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI :

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique

• Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :

- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation

- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)

-57 jours de congés annuels - dont 10 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste

• Et des avantages …

- Activités sportives et culturelles

- Restauration collective

- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

- Prise en charge partielle des transports

- Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

- Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu’au 18/08/2025.

À propos de Université d'Orléans

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.

Elle compte 18 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche.

Poste

Lieu d’exercice : Polytech Orléans

Prise de poste : Poste à pourvoir à partir de septembre 2025

Type de contrat/Statut : Catégorie C, ouvert aux contractuels (CDD 1an), temps plein