Assistant de direction - Infrastructures - ORLEANS (6633) H/F

A propos de LE DEPARTEMENT DU LOIRET: A une heure de Paris, le Département du Loiret intervient dans la vie quotidienne des Loirétains tout au long de leur vie. Que ce soit en matière de solidarité, d'éducation, de culture, de sport, de mobilité, de numérique, de développement durable...
Le Département est riche d'une centaine de métiers présents sur tout le territoire.
Collectivité dynamique composée de plus de 2500 agents, au service des Loirétains, venez rejoindre nos équipes et nos talents !
Votre mission: Vous assurez le suivi administratif et organisationnel des dossiers, la gestion du courrier et des demandes (élus, usagers, services internes), ainsi qu'un appui direct d'organisation (agenda, réunions, déplacements).
Suivi des dossiers pour la direction :

- Assurer le suivi des demandes (élus, usagers ou interne), et le lien avec les services de la Direction et ceux de la collectivité, et les relances
- Traiter les courriers courants et des courriers réservés (tri et transmission du courrier arrivé et départ, (reprographie de ces courriers, frappe des courriers : note, lettre, bordereau de transmission, fax), y compris dans le logiciel MAARCH et assurer leur suivi
- Orienter le courrier au service concerné et rédiger des courriers (accusés réception, réponse à des demandes, réponse d'attente...)
- Mettre à jour des tableaux de suivi (courriers et congés)
- Assurer le suivi des circuits de signature des parapheurs (courriers et notes)
- Réaliser une revue spécifique aux activités de la Direction de presse
- Réaliser un accueil physique et téléphonique des élus, des entreprises et des usagers en orientant les appels et en donnant une information de premier niveau
- Être en coordination et appui avec les secrétariats de la DI et le coordonnateur administratif
- Assurer le suivi des contacts usagers
- Préparer et suivre les rapports pour les réunions des Commissions Intérieures, les CP et les Sessions
- Préparer des réunions avec le Président, les Vice-présidents et les élus,
- Classer des documents en respectant l'organisation mise en place Votre profil: Profil recherché : organisé(e), rigoureux(se), maîtrisant les outils bureautiques (MAARCH, SEDIT), doté(e) de bonnes qualités rédactionnelles, relationnelles et d'un sens affirmé du service public.

L'emploi correspond au cadre d'emplois des Rédacteurs territoriaux ou Adjoints administratifs et peut être pourvu par mobilité interne, mutation, détachement ou à défaut par voie contractuelle (contrat de un à trois ans renouvelable dans la limite de 6 ans avant proposition d'un contrat à durée indéterminée).