Secrétaire de Direction (H/F)

L’Adapei 45 « Les papillons blancs du Loiret » est une entreprise de l'économie sociale et solidaire (association loi 1901). Membre du réseau de l'Unapei , l'Adapei 45 participe à des travaux d'envergure nationale et européenne.

Implantée sur l'ensemble du territoire du Loiret, elle compte 28 sites physiques et accompagne chaque année plus de 1450 personnes en situation de handicap, de la petite enfance à l'âge adulte. Notre organisation s'est transformée en septembre 2023 vers une plateforme de services coordonnés : organisation innovante et première de ce type en France.

Elle emploie 700 professionnels répartis sur des emplois éducatifs et sociaux, médicaux, paramédicaux, d’encadrement, administratifs, et de services généraux et environ 300 travailleurs handicapés en ESAT .

[ CONTEXTE ]

Nous recherchons pour le Service Aide Aux Aidants,

Une Secrétaire de Direction (H/F) dès que possible, 

En CDD mi-temps annualisé , sur le site de l'IME Paul Langevin à Orléans la source

[ VOTRE MISSION ]

Votre rôle majeur consiste à assister la Direction dans ses tâches quotidiennes de gestion administrative et d’organisation.

Sous la responsabilité du Directeur du Service et en collaboration avec l'autre secrétaire de direction, vous aurez pour missions de :

ACTIVITÉS DE SECRETARIAT

• Gérer l’accueil physique, les appels et les transferts,

• Gérer l’agenda du Service et les rendez-vous,

• Prendre des notes, rédiger des comptes rendus, et mettre en forme les documents,

• Scanner, classer et archiver les documents,

• Alimenter les bases de données et les enquêtes.

ACTIVITÉS D’ASSISTANAT

• Prendre en charge l’élaboration des dossiers qui vous sont confiés et en assurer le suivi,

• Réaliser des travaux administratifs, de recherche et de préparation nécessaires à la conception de documents,

• Compléter des outils de reporting et de communication (présentation power point),

• Gérer les contrats de prestations en lien avec l’activité du service,

• Gérer les contrats de prestation des usagers.

ACTIVITÉS DE GESTION

• Gérer les commandes de votre périmètre (matériels de bureau)

• Prendre en charge la logistique nécessaire à la réalisation de certains dossiers et en assurer le suivi :  organisation de réunions, de rendez-vous, de déplacements, réservations,...

COMMUNICATION INSTITUTIONNELLE

• Respecter les procédures et la confidentialité des informations gérées,

• Assurer la circulation de l’information,

• Transmettre face à des situations anormales, les informations nécessaires à votre responsable,

• Proposer des aménagements de procédures ou de règles de gestion qui vous semblent nécessaires pour améliorer la performance de l’activité de votre périmètre.

[ VOTRE PROFIL ]

• Vous disposez d'un diplôme de niveau 4 du type : Bac pro Gestion Administration, Bac STMG (Sciences et Technologies du Management et de la Gestion), BTS Gestion de la PME (ex BTS Assistant de Gestion de PME/PMI), BTS Support à l’Action Managériale (ex BTS Assistant de Manager),

• Vous véhiculez des valeurs humaines fortes : bienveillance, empathie, écoute, partage, altruisme,

• Vous avez le sens de l'organisation et la capacité à prioriser les informations,

• Vous maîtrisez les modalités d'accueil , les techniques rédactionnelles  et de synthèse ,

• Vous maîtrisez les logiciels de bureautique , notamment le pack Office,

• Vous faites preuve de dynamisme et de discrétion à la fois.

[ CONDITIONS DU POSTE ET AVANTAGES ]

REMUNERATION :

Rémunération fixée selon le diplôme et les expériences précédentes - reprise d’ancienneté selon expériences antérieures (dispositions de l'article 1 de la CCN 66).

En rejoignant l'Adapei 45, vous bénéficierez :

• De la prime Segur d'une valeur de 238€ bruts mensuels (pour un temps plein),

• De 6 jours de congés supplémentaires par trimestre sur 3 trimestres,

• D'une mutuelle prise en charge à 50% par l'Association,

• D'un remboursement à hauteur de 50% sur votre titre de transport en commun,

• D'un accès à des tarifs préférentiels grâce au site web du CSE et de chèques vacances et culture ,

• De notre dispositif action logement qui facilite votre recherche de logement en vous donnant accès à des logements à loyers modérés, des prêts accession ou travaux et bien d'autres services d'accompagnement,

• D'un budget formation supérieur à la base légale pour vous permettre de vous développer professionnellement,

• De possibilités de mobilité interne.

Vous vous reconnaissez dans cette description et les missions proposées ont attisé votre curiosité ? Postulez ! L'aventure Adapei 45 commence maintenant !