Assistant·e administratif·ve (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Télétravail

Oui

Management

Non

Descriptif de l'emploi

Relations fonctionnelles :

- Interne : La direction des Ressources Education, Egalité des Chances (DREEC) de la Direction Générale Éducation, Égalité des chances et Vie citoyenne (DGEECVC), la Direction des Finances (DF) de la Direction Générale Optimisation des ressources (DGOR).

- Externe : Les collectivités territoriales de la région, les porteurs de projet, les partenaires, les individus ou structures s'adressant à la Région pour des questions relatives au secteur.

Rattachement hiérarchique :

La Cheffe du Service Création, Territoires et Publics

Missions / conditions d'exercice

Missions :

Au sein du service Création, Territoires et Publics, l'assistant·e administratif·ve assure la prise en charge de l’ensemble des demande de subventions du service (1700 dossiers environ), participe au premier niveau d’instruction des demandes d’aides dans AIDEN, élabore et contrôle des tableaux de suivis des prises en charge, prend en charge les appels de premier niveau relatifs au portail Nos aides en ligne et aux dispositifs du service et apporte un soutien ponctuel aux gestionnaires administratifs, ainsi qu’un support fonctionnel et logistique au service.

A ce titre, vous serez chargé·e :

D'assurer la prise en charge des dossiers sur le portail jusqu’à leur enregistrement et classement dans la GED (gestion électronique de documents) - 70 % :

- vérifier les tiers : adresse postale, coordonnées téléphoniques, courriel et représentants,
- rattacher le dossier de demande d’aide au bon Tiers lorsqu’une création de doublon a été détectée, puis suppression du Tiers créer par erreur en lien avec la direction des Finances,
- vérifier les pièces pour garantir à la direction opérationnelle la qualité des informations saisies,
- le cas échéant, informer le Tiers de l’état d’avancement du dossier,
- élaborer et actualiser le tableau de prise en charge pour recenser les dossiers et relance des chargé.es de mission, gestionnaire et alerte cheffe de service.

De prendre en charge les appels de premier niveau relatif au portail des aides - 20 % :

- pour accompagner le porteur de projet dans la saisie des données, la création du compte, et alerter le service affèrent lors de la rencontre de bug par les partenaires,
- assurer un accueil téléphonique en informant et en orientant les usagers vers les chargé·e·s de missions et les gestionnaires administratif·ve·s, tout en étant capable de fournir un premier niveau de réponse sur le traitement administratif du dossier (enregistrement),
- procéder aux appels téléphoniques pour relance et avancement des dossiers.

D'apporter un renfort sur la gestion des dossiers Aux Arts Lycéen.es et apprenti.es - 5 % :

- demander des compléments et des contributions auprès des porteurs de projet (budget, CV des artistes et autres documents).

D'effectuer l'accueil et apporter un soutien au service - 5 % :

- au quotidien, contribuer à la qualité d’accueil téléphonique,
- ponctuellement, pour nécessité de service, produire les courriers nécessaires pour la continuité des opérations du service, notamment les lettres d’information, de refus, et autres convocations,
- exceptionnellement, en cas de nécessité de suppléance, apporter un soutien par la réalisation de tâches de secrétariat, diffusion de l’information de premier niveau à l’ensemble du service.

Conditions générales :

Horaires: 37 h - 39 h - 40 h/semaine

NBI: Non

Spécificités:

Pic d'activité d'octobre à mai.

RIFSEEP: C2

Avantages sociaux :

Accord télétravail en vigueur,
Ticket restaurant, Remboursement des frais de transports collectifs,
Adhésion à un contrat collectif mutuelle MNFCT, Adhésion à un contrat collectif prévoyance Collecteam,
Adhésion possible au COS, Accès Plurelya

Profils recherchés

Connaître l'environnement administratif, institutionnel et politiques de la collectivité et de la Direction Générale
Connaître les différents dispositifs mis en œuvre au sein du service création, territoires et publics
Maitriser les outils bureautiques afin d'être en capacité de construire des tableaux adaptés en utilisant les logiciels de façon optimale (notamment Excel)
Maitriser les outils de gestion de subvention AIDEN / ALFRESCO / GED / Grand Angle / Cap Data / IXBUS
Être en capacité de gérer des pics d’activités et hiérarchiser ses tâches
Savoir anticiper, s’adapter et faire preuve de réactivité
Savoir planifier de façon optimale son activité afin d’assurer la permanence du service
Être pédagogue et savoir communiquer avec des interlocuteurs variés
Être rigoureux·se et organisé·e
Être autonome dans les responsabilités tout en sachant rendre compte et solliciter des arbitrages
Être aimable, courtois.e et diplomate
Faire preuve de discrétion professionnelle et avoir le sens du service public
Savoir travailler en équipe