Gestionnaire de scolarité F/H

Description de l'offre

Mission

Au sein de l’Institut National Supérieur du Professorat et de l’Éducation (INSPE Centre-Val de Loire), centre de formation d’Orléans, vous êtes en charge du suivi de la scolarité des étudiants en formation initiale (Licence Professorat des Ecoles) et des élèves fonctionnaires, fonctionnaires stagiaires (Master Enseignement et Education). Vous vous assurez de la complétude et de la recevabilité des dossiers de scolarité et de formation des apprenants, suivez leur cursus universitaire (au niveau de la LPE et du M2E) jusqu’à la délivrance du diplôme, et veillez au respect de la réglementation des études applicable au sein de l’Etablissement. Sous le contrôle de la responsable du centre de formation et de la responsable administrative, vous êtes le référent pour les questions liées à l’organisation d’examens et aux modalités de contrôle des connaissances.

Activités principales

Guichet unique de la scolarité des étudiants inscrit en LPE (Licence Professorat des Ecole) du 1 er degré et M2E (Master Enseignement et Education) mention professorat des écoles et mention professorat 2 ème degré

Vous collaborez avec différents interlocuteurs :

• Le service des études du siège académique,


• La responsable du centre de formation d’Orléans,


• La responsable administrative du centre de formation d’Orléans,


• Les responsables pédagogiques,


• Les services de scolarité des composantes de l’Université d’Orléans (réservations des salles etc)

Concernant les campagnes d’inscription :

• Contribuer au bon déroulement des campagnes d’inscription et des remboursements des frais d’inscription en cas d’attribution de bourses par les services du CROUS ;


• Traiter les anomalies détectées lors des remontées SISE du Ministère sur demande du service des études du siège académique.

Concernant les inscriptions administratives :

• Participer, partager et veiller au respect des procédures d’inscription de l’établissement : IP Web, Pj Web, laisser-passer ;


• Collecter les éléments nécessaires à l’inscription des étudiants intégrant la LPE (primo entrants) et le M2E (déjà inscrits à l’Université d’Orléans) ;


• Procéder à la saisie des inscriptions administratives (APOGÉE) ;


• Concevoir des tableaux de bord de suivi des inscriptions et les partager à la direction du centre et du siège académique ;


• Collecter les demandes de cartes d’étudiant et les remettre aux usagers en respectant la réglementation en vigueur ;


• Gérer les transferts de dossier en lien avec le service des études du siège académique.

Concernant les inscriptions pédagogiques :

• Collecter les demandes de VAC, RSE auprès des usagers et des équipes pédagogiques ;


• Procéder à la saisie des inscriptions pédagogiques (APOGÉE), éditer les contrats pédagogiques le cas échéant ;


• Participer à la constitution des groupes TP / TD avec la responsable du centre de formation et le gestionnaire du bureau des emplois du temps (ADE).

Interlocuteur des usagers pour les questions de scolarité

Tout au long du cursus de l’étudiant :

• Être l’interlocuteur dédié pour toutes questions relatives à sa scolarité : inscription et modalités d’inscription, consultation des résultats d’examen, lien avec la passerelle handicap, avec la cellule de lutte contre les violences sexistes et sexuelles, avec l’AIDE, …


• Savoir dispenser l’information relative aux demandes de bourses, à la CVEC et saisir les documents ad hoc ;


• Suivre l’assiduité des apprenants dans le cadre de la réglementation des études ;


• Être l’interlocuteur dédié des apprenants pour toute question relative à la consultation de dossier de scolarité sur l’Espace Numérique de Travail.

Organisation des examens

En étroite collaboration avec le service des études, la responsable administrative, la responsable du centre de formation et les responsables pédagogiques :

Respecter le calendrier universitaire et la réglementation des études en vigueur ;

• Organiser les aspects logistiques des examens de contrôle continu et terminal (réservation et aménagement des salles, préparation des copies, impressions des sujets, édition des autorisés à composer, des listes d’émargement, convocation des étudiants selon leur régime d’études (RNE / RSE) ; être présent dans les salles à l’ouverture des sessions d’examen, être garant de la confidentialité des sujets, de la distribution des copies, de l’émargement des étudiants).


• Être l’interlocuteur privilégié des responsables disciplinaires des parcours 2 nd degré pour la collecte des notes.


• Procéder à la saisie des notes sur APOGEE.

Aide à la préparation des procès-verbaux de délibération de jurys ;

Editer les relevés de notes / attestations de réussite / listes des résultats et procéder aux affichages réglementaires.

Suivi de scolarité et assiduité

Être personne ressource au sein du centre de formation d’Orléans pour le suivi de scolarité des apprenants (étudiants en LPE - élèves fonctionnaires et fonctionnaires stagiaires en M2E) et dans le cadre du contrôle de leur assiduité en cours et aux examens afin de rendre compte aux partenaires (DSDEN / Rectorat).

Suivi des conventions de stage

En collaboration avec le bureau des stages et de l’alternance, la responsable du centre de formation et la responsable administrative, assurer l’affectation des étudiants en stage, gérer les conventions de stage en lien avec les maitres d’accueil des établissements scolaires pour le M2E professorat des écoles et la LPE.

Support aux services et organisation des événements officiel

• Contribuer ponctuellement, lorsque la situation le nécessite, au fonctionnement des services.


• Participer à l’organisation de la remise des diplômes.

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Une formation ou une expérience dans les métiers de la gestion administrative est souhaitée.

• Maîtriser les techniques de communication écrite et orale ;


• Connaître l’environnement universitaire et du système éducatif ;


• Maîtriser la réglementation des études universitaires ;


• Maîtriser les outils bureautiques et savoir s’adapter au déploiement de nouveaux outils (APOGEE, ENT, …)


• Savoir faire preuve d’écoute vis-à-vis des différents publics concernés : apprenants, enseignants-chercheurs, enseignants ;


• Savoir enregistrer et classer les documents ;


• Savoir rendre compte ;


• Savoir assurer une veille réglementaire ;


• Savoir travailler en équipe.

Compétences et qualités requises

• Capacité d’adaptation ;


• Polyvalence ;


• Sens de l’organisation ; Rigueur ;


• Capacité d’anticipation ;


• Réactivité ;


• Sens du relationnel ; Capacité d’écoute et d’expression.

L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:

Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle :
- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation

- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)

- 57 jours de congés annuels - dont 10 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste

Et des avantages …
- Activités sportives et culturelles

- Restauration collective

- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

- Prise en charge partielle des transports

- Aides et prestations d’actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

- Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu'au 20/03/2026.

Contact :

Sophie CHALARD - [email protected]

Ne pas postuler via cet adresse mail.

À propos de Université d'Orléans

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.
Elle compte 19 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche.

Lieu d’exercice : INSPE CVL – Centre de formation d’Orléans

Type de contrat/Statut : Catégorie C, ouvert aux contractuels (CDD d'1 an), temps plein

Prise de poste : Poste à pourvoir à partir d'avril 2026